HHU StartUniversitätZUVStabsstelle JustitiariatDatenschutzauskunfts- und Beschwerdestelle

Die Aufgaben der Datenschutzauskunftsstelle

Die Datenschutzauskunftsstelle übernimmt die Bearbeitung von Anfragen durch betroffene Personen oder der Aufsichtsbehörde und von Datenschutzverletzungen. Ihre Aufgaben sind:

  1. Annahme von Anfragen bzw. Anliegen und juristische Prüfung im Rahmen der Sicherstellung der Betroffenenrechte und Behandlung von Datenschutzverletzungen,
  2. Festlegung der federführenden Stelle bei Auskunftsersuchen und Datenschutzverletzungen,
  3. Kommunikation mit der betroffenen Person,
  4. Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden sowie
  5. Dokumentation der Anfragen bzw. Anliegen.

Die Datenschutzauskunftsstelle informiert die bzw. den Datenschutzbeauftragten und ggf. die Aufsichtsbehörde über Datenschutzverletzungen und wird von der oder dem Dateschutzbeauftragten der HHU beraten.


Anfragen und Auskunftsersuchen (Rechte betroffener Personen)

Betroffener Personen können Anfragen und Auskunftsersuchen zu ihren pesonenbezogenen Daten, insbesondere zu deren Erfassung, Speicherung, Löschung, Weitergabe  und die rechtsgrundlagen der Verarbeitung, bei der Datenschutzauskunfts- und Beschwerdestelle stellen.

Die Heinrich-Heine-Universität ist grundsätzlich sehr darum bemüht, die Inanspruchnahme datenschutzrechtlicher Betroffenenrechte schnell und unkompliziert zu ermöglichen. Wir prüfen daher jede Anfrage gewissenhaft und zeitnah. Sie erhalten stets eine Eingangsbestätigung mit Angaben zu Ihren Ansprechpartnern in der HHU und Hinweisen zum weiteren Verfahren. Jedoch bestehen Auskunftsansprüche nach den einschlägigen Regelungen in der Regel dann nicht, wenn die Anfrage zu allgmeien, insbesondere nicht ausreichend präzise und klar gestellt wurde. Dies ist dann der Fall, wenn es für die Verantwortlichen unklar ist, auf welche Informationen und Verarbeitungstätigkeiten sich der Antrag bezieht.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Universität in einer großen Zahl von Sachzusammenhängen personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei sind viele Verarbeitungsprozesse auch aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben nicht zentral miteinander verknüpft. Denken Sie bitte nur bespielhaft an so unterschiedliche Vorgänge wie die Studierendenverwaltung, Bibliotheksangelegenheiten und Personalauswahlverfahren, aber auch eine Vielzahl anderer, größtenteils sehr kleinteiliger Datenverarbeitungsvorgänge. Ohne nähere Spezifizierung der Anträge ist es oft nicht möglich, eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Antwort zu formulieren. Sie können diese Präzisierung dadurch vornehmen, indem Sie angeben, in welchen Sachzusammenhängen, die mit der Universität in Kontakt getreten sind. Anderenfalls kann oft keine zielgerichtete Abfrage der in Frage kommenden Datenbanken veranlasst werden.

Richtet sich Ihr Antrag auf die Herausgabe personenbezogener Daten ist es regelmäßig erforderlich, sich zur Überprüfung der Anspruchberechtigung in geeigneter Weise auszuweisen. Dies ist nicht erforderlich  bei einer Antragstellung aus den Kommunikationssystemen der Universität heraus (hhu-Mailadresse).

Die Identifizierung können Sie durch die Übermittlung eines gültigen Ausweisdokuments in Kopie per Mail oder durch persönliches Erscheinen in unseren Diensträumen (nach Voranmeldung arbeitstäglich zwischen 9 und 12 Uhr) unter Vorlage eines entsprechenden amtlichen Identitätsnachweises erledigen. Alternativ dazu halten wir regelmäßig die Identität von Anfragenden dann für ausreichen überprüfbar, wenn diese mindestens zwei der folgenden Angaben machen können:

  • Personalnummer
  • Matrikelnummer
  • Vorname und Nachname
  • Geburtsdatum

Bitte geben Sie niemals Passwörter oder sonstige Zugangsdaten außerhalb von automatisierten Zugangssystemen a! Sie werden auch von uns niemals danach gefragt!

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesen Aufwand zum Schutz ggf. auch Ihrer personenbezogneen Daten einfordern müssen. Eine Beantwortung unter Angabe personenbezogener Daten ohne ausreichende Identifizierung des Antragstellers wäre für sich bereits ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen.

Anträge auf undefinedZugang zu amtlichen Informationen (z.B. nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW) richten Sie bitte an die zuständigen Stellen nach den dort beschriebenen Verfahren. Gegenstand solcher Anträge sind stets amtliche Informationen, die nicht gesondert erstellt werden (müssen).


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Beschwerden

Das Justitiariat ist als zentrale Beschwerdestelle auch für Beschwerden Betroffener an die HHU zuständig. Beschwerden von Studierenden werden an die hierfür besonders benannte zuständige Stelle weitergeleitet.


Die Datenschutzbeauftragte

Die Hinweisseiten der Datenschutzbeauftragten der HHU finden Sie undefinedhier.


Weiterführende Links

Die Datenschutzgrundverordnung der EU finden Sie undefinedhier. Für den Umgang mit dieser Verordnung hat die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (undefinedLDI) undefinedhier einen Leitfaden für öffentliche Stellen veröffentlicht.

Das Datenschutzgesetz NRW in der jeweils gültigen Fassung finden Sie undefinedhier.

Die Datenschutzerklärung des Justitiariats finden Sie undefinedhier.


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Diese Seite wurde zuletzt am 02.05.2019 aktualisiert.

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Kontakt

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Universitätsstrasse 1
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Fax: +49 211 81-11772
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